Responsable Finance & Administration H/F

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ARTUS INTERIM Montigny le B. recherche un Responsable Finance & Administration – Fonction Communication H/F

Les principales actions achats consistent à :

– Budget des communications et soutien administratif
Aider à surveiller et à regrouper les budgets du service des communications entre plusieurs équipes et pays.
Suivre la consommation budgétaire et tenir à jour les outils de reporting à l’aide d’Excel et de systèmes financiers internes.
Contribuer à la préparation des mises à jour budgétaires et des rapports à l’intention des dirigeants des communications.
Tenir des registres précis des engagements et des dépenses afin d’appuyer la visibilité du budget et la production de rapports.
Donner des conseils aux équipes de communication sur les procédures financières et budgétaires au besoin.

– Approvisionnement et soutien aux processus financiers
Appuyer le traitement global et le suivi des bons de commande et des factures liés aux activités de communication, à l’exception des expositions et des foires commerciales (coordination nécessaire).
Coordonner avec les équipes des finances et de l’approvisionnement le traitement des commandes, la gestion des fournisseurs et le suivi financier.
Créer et suivre des commandes dans le système SAP.
Surveiller l’état des commandes, des livraisons et des factures, en veillant au traitement et au règlement rapides des écarts.
Donner des conseils aux équipes de communication sur les procédures d’achat au besoin.
Assurer la liaison avec les fournisseurs en ce qui concerne les questions administratives ou de facturation

– Protocole & Coordination Institutionnelle (Groupe & France)
Soutenir l’organisation d’activités liées au protocole pour des événements de haut niveau et des interactions officielles, principalement en France.
Tenir et mettre à jour régulièrement les bases de données des intervenants institutionnels et des contacts de haut niveau.
Aider à préparer et à envoyer des invitations officielles pour des événements institutionnels ou exécutifs.